Board of Directors Meeting Minutes Procès-Verbaux des Réunions du Conseil

Date:Date: July 12, 2025

Time:Heure: 8:30 AM PST / 11:30 AM EST

Location:Lieu: Discord Voice Channel

Facilitator:Facilitateur: [Board Chair Name]

Note Taker:Secrétaire: [Secretary Name]

Attendees Participants

• ✓ [Chair Name] - PresidentPrésident
• ✓ [Vice Chair Name] - Vice PresidentVice-Président
• ✓ [Secretary Name] - SecretarySecrétaire
• ✓ [Treasurer Name] - TreasurerTrésorier
• ✓ [Director Name] - Director at LargeDirecteur Général

Absent: None

Absent: Aucun

Vote Vote

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RÉSULTAT: Motion PASSED unanimously.Motion ADOPTÉE à l'unanimité.

President (Chair) Président

• Welcomed board and reviewed agenda
• Accueil du conseil et révision de l'ordre du jour
• Provided update on VinFast corporate outreach efforts
• Mise à jour sur les efforts de sensibilisation de VinFast
• Discussed upcoming member growth initiatives
• Discussion des initiatives de croissance des membres

Vice President Vice-Président

• Regional meetup planning in Southern California (September target)
• Planification de rencontres régionales en Californie du Sud (objectif septembre)
• Coordinating with local VinFast owners for venue selection
• Coordination avec les propriétaires locaux pour la sélection du lieu

Treasurer Trésorier

• Current balance: $[AMOUNT]
• Solde actuel: $[AMOUNT]
• Membership dues collected: [NUMBER] members at $[AMOUNT] each
• Cotisations perçues: [NUMBER] membres à $[AMOUNT] chacun
• Pending expenses: Website hosting ($15/year), AVO stickers ($200 estimated)
• Dépenses en attente: Hébergement Web ($15/an), autocollants AVO ($200 estimé)
• Financial report will be shared in Discord #board-finance channel
• Le rapport financier sera partagé dans le canal Discord #board-finance

Secretary Secrétaire

• Meeting minutes from last session published
• Procès-verbal de la dernière session publié
• Member communications sent via Discord and email
• Communications aux membres envoyées par Discord et email
• Maintaining board documentation and governance records
• Maintien de la documentation du conseil et des dossiers de gouvernance

Director at Large Directeur Général

• Tech platform updates (Discord moderation, website improvements)
• Mises à jour de la plateforme technique (modération Discord, améliorations du site Web)
• Member engagement metrics: [NUMBER] active Discord members
• Métriques d'engagement des membres: [NUMBER] membres Discord actifs
• Planning virtual Q&A session for new members
• Planification d'une session Q&R virtuelle pour les nouveaux membres

4.1 AVO Bylaws Finalization 4.1 Finalisation des Règlements AVO

Submitted by: [Secretary Name]

Soumis par: [Secretary Name]

Background: Board to review and vote on final bylaws version

Contexte: Le conseil doit examiner et voter sur la version finale des règlements

Discussion:

Discussion:

• Legal review completed by [volunteer attorney name]
• Examen juridique complété par [nom de l'avocat bénévole]
• Minor edits to Article III (Board composition) incorporated
• Modifications mineures à l'Article III (composition du conseil) incorporées
• Clarifications added to membership classes
• Clarifications ajoutées aux classes de membres

Vote to Approve Bylaws:

Vote pour Approuver les Règlements:

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RÉSULTAT: Bylaws APPROVED. Secretary will publish final version to website.Règlements APPROUVÉS. Le secrétaire publiera la version finale sur le site Web.

Action Items:

Points d'Action:

• [Secretary]: Post approved bylaws to vinfastowners.org/documents
• [Secrétaire]: Publier les règlements approuvés sur vinfastowners.org/documents
• [Secretary]: Create PDF version for archival
• [Secrétaire]: Créer une version PDF pour archivage
• [Chair]: Announce bylaws approval to membership
• [Président]: Annoncer l'approbation des règlements aux membres

4.2 VinFast Corporate Communication Letter 4.2 Lettre de Communication avec VinFast

Submitted by: [Chair Name]

Soumis par: [Chair Name]

Background: Draft open letter to VinFast leadership addressing member concerns

Contexte: Projet de lettre ouverte à la direction de VinFast abordant les préoccupations des membres

Discussion:

Discussion:

• Letter focuses on firmware updates, service communication, product roadmap transparency
• La lettre se concentre sur les mises à jour du firmware, la communication du service, la transparence de la feuille de route des produits
• Emphasizes collaborative approach, not adversarial
• Met l'accent sur une approche collaborative, non conflictuelle
• Will collect member signatures via Discord and email
• Collectera les signatures des membres via Discord et email
• Target: 200+ signatures before sending
• Objectif: 200+ signatures avant l'envoi

Vote to Approve Letter:

Vote pour Approuver la Lettre:

• In favor: 4
• Pour: 4
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 1 (conflict of interest - works with VinFast vendor)
• Abstention: 1 (conflit d'intérêts - travaille avec un fournisseur VinFast)

RESULT:RÉSULTAT: Letter APPROVED.Lettre APPROUVÉE.

Action Items:

Points d'Action:

• [Chair]: Finalize letter text and prepare signature collection form
• [Président]: Finaliser le texte de la lettre et préparer le formulaire de collecte de signatures
• [Vice President]: Create Discord announcement and pinned message
• [Vice-Président]: Créer une annonce Discord et un message épinglé
• [Director]: Set up Cognito Forms for signature collection
• [Directeur]: Configurer Cognito Forms pour la collecte de signatures
• Target send date: July 26, 2025
• Date d'envoi cible: 26 juillet 2025

4.3 Website Launch (vinfastowners.org) 4.3 Lancement du Site Web (vinfastowners.org)

Submitted by: [Director Name]

Soumis par: [Director Name]

Background: Website is ready for public launch

Contexte: Le site Web est prêt pour le lancement public

Discussion:

Discussion:

• All pages completed: Home, Board, Documents, Join, Bylaws
• Toutes les pages complétées: Accueil, Conseil, Documents, Adhérer, Règlements
• Content reviewed and approved
• Contenu examiné et approuvé
• Membership form functional
• Formulaire d'adhésion fonctionnel
• GitHub Pages hosting confirmed
• Hébergement GitHub Pages confirmé
• DNS pending from domain administrator
• DNS en attente de l'administrateur de domaine

Vote to Launch Website:

Vote pour Lancer le Site Web:

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RÉSULTAT: Website launch APPROVED.Lancement du site Web APPROUVÉ.

Action Items:

Points d'Action:

• [Director]: Coordinate DNS setup with domain administrator
• [Directeur]: Coordonner la configuration DNS avec l'administrateur de domaine
• [Director]: Test all pages and forms before announcement
• [Directeur]: Tester toutes les pages et formulaires avant l'annonce
• [Chair]: Draft website launch announcement for Discord and Facebook
• [Président]: Rédiger l'annonce de lancement du site Web pour Discord et Facebook
• Launch target: July 15, 2025
• Objectif de lancement: 15 juillet 2025

5.1 Membership Stickers and Merch 5.1 Autocollants et Marchandises pour Membres

Submitted by: [Treasurer Name]

Soumis par: [Treasurer Name]

Background: Members requesting AVO branded stickers and merchandise

Contexte: Les membres demandent des autocollants et des marchandises de marque AVO

Discussion:

Discussion:

• Initial sticker design provided by member volunteer
• Design initial d'autocollant fourni par un membre bénévole
• Estimated cost: $200 for 500 stickers ($0.40 each)
• Coût estimé: $200 pour 500 autocollants ($0.40 chacun)
• Free distribution to first 100 members, then $2 each (covers cost + shipping)
• Distribution gratuite aux 100 premiers membres, puis $2 chacun (couvre le coût + expédition)
• Future merch: T-shirts, hats, license plate frames (Phase 2)
• Marchandises futures: T-shirts, chapeaux, cadres de plaque d'immatriculation (Phase 2)

Vote to Approve Sticker Order:

Vote pour Approuver la Commande d'Autocollants:

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RÉSULTAT: Sticker order APPROVED up to $250 budget.Commande d'autocollants APPROUVÉE jusqu'à un budget de $250.

Action Items:

Points d'Action:

• [Treasurer]: Obtain quotes from StickerMule, Sticker App, PrintRunner
• [Trésorier]: Obtenir des devis de StickerMule, Sticker App, PrintRunner
• [Treasurer]: Place order after board approval of final design
• [Trésorier]: Passer commande après approbation du conseil pour le design final
• [Secretary]: Create sticker request form for members
• [Secrétaire]: Créer un formulaire de demande d'autocollants pour les membres
• Target delivery: August 15, 2025
• Livraison cible: 15 août 2025

5.2 Regional Meetup Planning 5.2 Planification de Rencontre Régionale

Submitted by: [Vice President]

Soumis par: [Vice-Président]

Background: Plan first official AVO regional meetup

Contexte: Planifier la première rencontre régionale officielle AVO

Discussion:

Discussion:

• Proposed location: Southern California (highest member concentration)
• Lieu proposé: Californie du Sud (concentration de membres la plus élevée)
• Potential venues: Park, VinFast dealership, member's property
• Lieux potentiels: Parc, concessionnaire VinFast, propriété d'un membre
• Activities: Vehicle showcase, Q&A, group photo, test drives
• Activités: Présentation de véhicules, Q&R, photo de groupe, essais routiers
• Target attendance: 20-30 members
• Participation cible: 20-30 membres
• Date: September 14, 2025 (Saturday)
• Date: 14 septembre 2025 (samedi)

Vote to Approve Regional Meetup:

Vote pour Approuver la Rencontre Régionale:

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RÉSULTAT: Meetup planning APPROVED.Planification de rencontre APPROUVÉE.

Action Items:

Points d'Action:

• [Vice President]: Scout 3 potential venues and report back
• [Vice-Président]: Repérer 3 lieux potentiels et faire rapport
• [Vice President]: Create event registration form
• [Vice-Président]: Créer un formulaire d'inscription à l'événement
• [Director]: Design event graphics for social media
• [Directeur]: Concevoir des graphiques d'événement pour les médias sociaux
• [Chair]: Reach out to VinFast for potential sponsorship/support
• [Président]: Contacter VinFast pour un parrainage/soutien potentiel
• Planning deadline: August 1, 2025
• Date limite de planification: 1er août 2025

5.3 RepairWise Service Feedback Loop 5.3 Boucle de Rétroaction du Service RepairWise

Submitted by: [Board Member]

Soumis par: [Membre du Conseil]

Background: Members experiencing frustration with RepairWise service coordination

Contexte: Les membres éprouvent de la frustration avec la coordination du service RepairWise

Discussion:

Discussion:

• Members report circular referrals between VinFast and RepairWise
• Les membres signalent des références circulaires entre VinFast et RepairWise
• No clear escalation path for unresolved service issues
• Aucun chemin d'escalade clair pour les problèmes de service non résolus
• Proposal: Create member issue tracking system and escalation protocol
• Proposition: Créer un système de suivi des problèmes des membres et un protocole d'escalade
• AVO could serve as intermediary for persistent problems
• AVO pourrait servir d'intermédiaire pour les problèmes persistants
• Similar issue in Canada with NAPA NexDrive
• Problème similaire au Canada avec NAPA NexDrive

Board Discussion:

Discussion du Conseil:

• Important member pain point to address
• Point de douleur important des membres à traiter
• Could strengthen value proposition of AVO membership
• Pourrait renforcer la proposition de valeur de l'adhésion AVO
• Need to maintain constructive relationship with VinFast and service partners
• Besoin de maintenir une relation constructive avec VinFast et les partenaires de service
• Focus on systemic improvements, not individual complaints
• Se concentrer sur les améliorations systémiques, pas sur les plaintes individuelles

DECISION:DÉCISION: Create Service Advocacy Committee to develop escalation protocolCréer un comité de défense des services pour développer un protocole d'escalade

Action Items:

Points d'Action:

• [Chair]: Recruit 2-3 members for Service Advocacy Committee
• [Président]: Recruter 2-3 membres pour le comité de défense des services
• Committee: Develop issue tracking template and escalation workflow
• Comité: Développer un modèle de suivi des problèmes et un flux de travail d'escalade
• Committee: Report findings at next board meeting (October)
• Comité: Rapporter les conclusions lors de la prochaine réunion du conseil (octobre)
• Timeline: 90 days to develop initial protocol
• Calendrier: 90 jours pour développer le protocole initial

Proposal: Create Technical Wiki for Common Issues Proposition: Créer un Wiki Technique pour les Problèmes Courants

From: [Member Name]

De: [Member Name]

Content: Request to create a member-maintained wiki documenting common vehicle issues, solutions, and modifications

Contenu: Demande de créer un wiki maintenu par les membres documentant les problèmes de véhicules courants, les solutions et les modifications

Board Discussion:

Discussion du Conseil:

• Great idea, aligns with education mission
• Excellente idée, s'aligne avec la mission éducative
• Could reduce support burden on VinFast and RepairWise
• Pourrait réduire la charge de support sur VinFast et RepairWise
• Legal consideration: disclaimer needed (not official VinFast guidance)
• Considération juridique: avertissement nécessaire (pas de conseils officiels VinFast)
• Platform options: GitHub Wiki, Notion, Discord channels
• Options de plateforme: GitHub Wiki, Notion, canaux Discord

DECISION:DÉCISION: Defer to next meeting. Director to research platform options and present recommendations.Reporter à la prochaine réunion. Le directeur doit rechercher les options de plateforme et présenter des recommandations.

Action Items:

Points d'Action:

• [Director]: Research wiki platforms and present options at next meeting
• [Directeur]: Rechercher les plateformes wiki et présenter les options lors de la prochaine réunion

Next Regular Board Meeting:Prochaine Réunion Régulière du Conseil: October 17, 2025

Time:Heure: 8:30 AM PST / 11:30 AM EST

Location:Lieu: Discord Voice Channel

Format:Format: Live (with async voting option for urgent items between meetings)En direct (avec option de vote asynchrone pour les éléments urgents entre les réunions)

Tentative Agenda Items:

Points Tentatives à l'Ordre du Jour:

• Service Advocacy Committee report
• Rapport du comité de défense des services
• Wiki platform recommendation
• Recommandation de plateforme wiki
• Regional meetup debrief
• Compte rendu de la rencontre régionale
• Q4 budget planning
• Planification budgétaire du Q4
• Board elections timeline (January 2026)
• Calendrier des élections du conseil (janvier 2026)

Minutes prepared by: [Secretary Name]

Procès-verbal préparé par: [Secretary Name]

Date: July 12, 2025

Date: 12 juillet 2025

Approved by Board: [Pending next meeting]

Approuvé par le Conseil: [En attente de la prochaine réunion]