Board Meeting Minutes Proces-Verbaux du Conseil

Date:Date: July 12, 2025

Time:Heure: 8:30 AM PST / 11:30 AM EST

Location:Lieu: Discord Voice Channel

Facilitator:Facilitateur: [Board Chair Name]

Note Taker:Secretaire: [Secretary Name]

Attendees Participants

• ✓ [Chair Name] - PresidentPresident
• ✓ [Vice Chair Name] - Vice PresidentVice-President
• ✓ [Secretary Name] - SecretarySecretaire
• ✓ [Treasurer Name] - TreasurerTresorier
• ✓ [Director Name] - Director at LargeDirecteur General

Absent: None

Absent: Aucun

Vote Vote

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RESULTAT: Motion PASSED unanimously.Motion ADOPTEE a l'unanimite.

President (Chair) President

• Welcomed board and reviewed agenda
• Accueil du conseil et revision de l'ordre du jour
• Provided update on VinFast corporate outreach efforts
• Mise a jour sur les efforts de sensibilisation de VinFast
• Discussed upcoming member growth initiatives
• Discussion des initiatives de croissance des membres

Vice President Vice-President

• Regional meetup planning in Southern California (September target)
• Planification de rencontres regionales en Californie du Sud (objectif septembre)
• Coordinating with local VinFast owners for venue selection
• Coordination avec les proprietaires locaux pour la selection du lieu

Treasurer Tresorier

• Current balance: $[AMOUNT]
• Solde actuel: $[AMOUNT]
• Membership dues collected: [NUMBER] members at $[AMOUNT] each
• Cotisations percues: [NUMBER] membres a $[AMOUNT] chacun
• Pending expenses: Website hosting ($15/year), AVO stickers ($200 estimated)
• Depenses en attente: Hebergement Web ($15/an), autocollants AVO ($200 estime)
• Financial report will be shared in Discord #board-finance channel
• Le rapport financier sera partage dans le canal Discord #board-finance

Secretary Secretaire

• Meeting minutes from last session published
• Proces-verbal de la derniere session publie
• Member communications sent via Discord and email
• Communications aux membres envoyees par Discord et email
• Maintaining board documentation and governance records
• Maintien de la documentation du conseil et des dossiers de gouvernance

Director at Large Directeur General

• Tech platform updates (Discord moderation, website improvements)
• Mises a jour de la plateforme technique (moderation Discord, ameliorations du site Web)
• Member engagement metrics: [NUMBER] active Discord members
• Metriques d'engagement des membres: [NUMBER] membres Discord actifs
• Planning virtual Q&A session for new members
• Planification d'une session Q&R virtuelle pour les nouveaux membres

4.1 AVO Bylaws Finalization 4.1 Finalisation des Reglements AVO

Submitted by: [Secretary Name]

Soumis par: [Secretary Name]

Background: Board to review and vote on final bylaws version

Contexte: Le conseil doit examiner et voter sur la version finale des reglements

Discussion:

Discussion:

• Legal review completed by [volunteer attorney name]
• Examen juridique complete par [nom de l'avocat benevole]
• Minor edits to Article III (Board composition) incorporated
• Modifications mineures a l'Article III (composition du conseil) incorporees
• Clarifications added to membership classes
• Clarifications ajoutees aux classes de membres

Vote to Approve Bylaws:

Vote pour Approuver les Reglements:

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RESULTAT: Bylaws APPROVED. Secretary will publish final version to website.Reglements APPROUVES. Le secretaire publiera la version finale sur le site Web.

Action Items:

Points d'Action:

• [Secretary]: Post approved bylaws to vinfastowners.org/documents
• [Secretaire]: Publier les reglements approuves sur vinfastowners.org/documents
• [Secretary]: Create PDF version for archival
• [Secretaire]: Creer une version PDF pour archivage
• [Chair]: Announce bylaws approval to membership
• [President]: Annoncer l'approbation des reglements aux membres

4.2 VinFast Corporate Communication Letter 4.2 Lettre de Communication avec VinFast

Submitted by: [Chair Name]

Soumis par: [Chair Name]

Background: Draft open letter to VinFast leadership addressing member concerns

Contexte: Projet de lettre ouverte a la direction de VinFast abordant les preoccupations des membres

Discussion:

Discussion:

• Letter focuses on firmware updates, service communication, product roadmap transparency
• La lettre se concentre sur les mises a jour du firmware, la communication du service, la transparence de la feuille de route des produits
• Emphasizes collaborative approach, not adversarial
• Met l'accent sur une approche collaborative, non conflictuelle
• Will collect member signatures via Discord and email
• Collectera les signatures des membres via Discord et email
• Target: 200+ signatures before sending
• Objectif: 200+ signatures avant l'envoi

Vote to Approve Letter:

Vote pour Approuver la Lettre:

• In favor: 4
• Pour: 4
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 1 (conflict of interest - works with VinFast vendor)
• Abstention: 1 (conflit d'interets - travaille avec un fournisseur VinFast)

RESULT:RESULTAT: Letter APPROVED.Lettre APPROUVEE.

Action Items:

Points d'Action:

• [Chair]: Finalize letter text and prepare signature collection form
• [President]: Finaliser le texte de la lettre et preparer le formulaire de collecte de signatures
• [Vice President]: Create Discord announcement and pinned message
• [Vice-President]: Creer une annonce Discord et un message epingle
• [Director]: Set up Cognito Forms for signature collection
• [Directeur]: Configurer Cognito Forms pour la collecte de signatures
• Target send date: July 26, 2025
• Date d'envoi cible: 26 juillet 2025

4.3 Website Launch (vinfastowners.org) 4.3 Lancement du Site Web (vinfastowners.org)

Submitted by: [Director Name]

Soumis par: [Director Name]

Background: Website is ready for public launch

Contexte: Le site Web est pret pour le lancement public

Discussion:

Discussion:

• All pages completed: Home, Board, Documents, Join, Bylaws
• Toutes les pages completees: Accueil, Conseil, Documents, Adherer, Reglements
• Content reviewed and approved
• Contenu examine et approuve
• Membership form functional
• Formulaire d'adhesion fonctionnel
• GitHub Pages hosting confirmed
• Hebergement GitHub Pages confirme
• DNS pending from domain administrator
• DNS en attente de l'administrateur de domaine

Vote to Launch Website:

Vote pour Lancer le Site Web:

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RESULTAT: Website launch APPROVED.Lancement du site Web APPROUVE.

Action Items:

Points d'Action:

• [Director]: Coordinate DNS setup with domain administrator
• [Directeur]: Coordonner la configuration DNS avec l'administrateur de domaine
• [Director]: Test all pages and forms before announcement
• [Directeur]: Tester toutes les pages et formulaires avant l'annonce
• [Chair]: Draft website launch announcement for Discord and Facebook
• [President]: Rediger l'annonce de lancement du site Web pour Discord et Facebook
• Launch target: July 15, 2025
• Objectif de lancement: 15 juillet 2025

5.1 Membership Stickers and Merch 5.1 Autocollants et Marchandises pour Membres

Submitted by: [Treasurer Name]

Soumis par: [Treasurer Name]

Background: Members requesting AVO branded stickers and merchandise

Contexte: Les membres demandent des autocollants et des marchandises de marque AVO

Discussion:

Discussion:

• Initial sticker design provided by member volunteer
• Design initial d'autocollant fourni par un membre benevole
• Estimated cost: $200 for 500 stickers ($0.40 each)
• Cout estime: $200 pour 500 autocollants ($0.40 chacun)
• Free distribution to first 100 members, then $2 each (covers cost + shipping)
• Distribution gratuite aux 100 premiers membres, puis $2 chacun (couvre le cout + expedition)
• Future merch: T-shirts, hats, license plate frames (Phase 2)
• Marchandises futures: T-shirts, chapeaux, cadres de plaque d'immatriculation (Phase 2)

Vote to Approve Sticker Order:

Vote pour Approuver la Commande d'Autocollants:

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RESULTAT: Sticker order APPROVED up to $250 budget.Commande d'autocollants APPROUVEE jusqu'a un budget de $250.

Action Items:

Points d'Action:

• [Treasurer]: Obtain quotes from StickerMule, Sticker App, PrintRunner
• [Tresorier]: Obtenir des devis de StickerMule, Sticker App, PrintRunner
• [Treasurer]: Place order after board approval of final design
• [Tresorier]: Passer commande apres approbation du conseil pour le design final
• [Secretary]: Create sticker request form for members
• [Secretaire]: Creer un formulaire de demande d'autocollants pour les membres
• Target delivery: August 15, 2025
• Livraison cible: 15 aout 2025

5.2 Regional Meetup Planning 5.2 Planification de Rencontre Regionale

Submitted by: [Vice President]

Soumis par: [Vice-President]

Background: Plan first official AVO regional meetup

Contexte: Planifier la premiere rencontre regionale officielle AVO

Discussion:

Discussion:

• Proposed location: Southern California (highest member concentration)
• Lieu propose: Californie du Sud (concentration de membres la plus elevee)
• Potential venues: Park, VinFast dealership, member's property
• Lieux potentiels: Parc, concessionnaire VinFast, propriete d'un membre
• Activities: Vehicle showcase, Q&A, group photo, test drives
• Activites: Presentation de vehicules, Q&R, photo de groupe, essais routiers
• Target attendance: 20-30 members
• Participation cible: 20-30 membres
• Date: September 14, 2025 (Saturday)
• Date: 14 septembre 2025 (samedi)

Vote to Approve Regional Meetup:

Vote pour Approuver la Rencontre Regionale:

• In favor: 5
• Pour: 5
• Against: 0
• Contre: 0
• Abstain: 0
• Abstention: 0

RESULT:RESULTAT: Meetup planning APPROVED.Planification de rencontre APPROUVEE.

Action Items:

Points d'Action:

• [Vice President]: Scout 3 potential venues and report back
• [Vice-President]: Reperer 3 lieux potentiels et faire rapport
• [Vice President]: Create event registration form
• [Vice-President]: Creer un formulaire d'inscription a l'evenement
• [Director]: Design event graphics for social media
• [Directeur]: Concevoir des graphiques d'evenement pour les medias sociaux
• [Chair]: Reach out to VinFast for potential sponsorship/support
• [President]: Contacter VinFast pour un parrainage/soutien potentiel
• Planning deadline: August 1, 2025
• Date limite de planification: 1er aout 2025

5.3 RepairWise Service Feedback Loop 5.3 Boucle de Retroaction du Service RepairWise

Submitted by: [Board Member]

Soumis par: [Membre du Conseil]

Background: Members experiencing frustration with RepairWise service coordination

Contexte: Les membres eprouvent de la frustration avec la coordination du service RepairWise

Discussion:

Discussion:

• Members report circular referrals between VinFast and RepairWise
• Les membres signalent des references circulaires entre VinFast et RepairWise
• No clear escalation path for unresolved service issues
• Aucun chemin d'escalade clair pour les problemes de service non resolus
• Proposal: Create member issue tracking system and escalation protocol
• Proposition: Creer un systeme de suivi des problemes des membres et un protocole d'escalade
• AVO could serve as intermediary for persistent problems
• AVO pourrait servir d'intermediaire pour les problemes persistants
• Similar issue in Canada with NAPA NexDrive
• Probleme similaire au Canada avec NAPA NexDrive

Board Discussion:

Discussion du Conseil:

• Important member pain point to address
• Point de douleur important des membres a traiter
• Could strengthen value proposition of AVO membership
• Pourrait renforcer la proposition de valeur de l'adhesion AVO
• Need to maintain constructive relationship with VinFast and service partners
• Besoin de maintenir une relation constructive avec VinFast et les partenaires de service
• Focus on systemic improvements, not individual complaints
• Se concentrer sur les ameliorations systemiques, pas sur les plaintes individuelles

DECISION:DECISION: Create Service Advocacy Committee to develop escalation protocolCreer un comite de defense des services pour developper un protocole d'escalade

Action Items:

Points d'Action:

• [Chair]: Recruit 2-3 members for Service Advocacy Committee
• [President]: Recruter 2-3 membres pour le comite de defense des services
• Committee: Develop issue tracking template and escalation workflow
• Comite: Developper un modele de suivi des problemes et un flux de travail d'escalade
• Committee: Report findings at next board meeting (October)
• Comite: Rapporter les conclusions lors de la prochaine reunion du conseil (octobre)
• Timeline: 90 days to develop initial protocol
• Calendrier: 90 jours pour developper le protocole initial

Proposal: Create Technical Wiki for Common Issues Proposition: Creer un Wiki Technique pour les Problemes Courants

From: [Member Name]

De: [Member Name]

Content: Request to create a member-maintained wiki documenting common vehicle issues, solutions, and modifications

Contenu: Demande de creer un wiki maintenu par les membres documentant les problemes de vehicules courants, les solutions et les modifications

Board Discussion:

Discussion du Conseil:

• Great idea, aligns with education mission
• Excellente idee, s'aligne avec la mission educative
• Could reduce support burden on VinFast and RepairWise
• Pourrait reduire la charge de support sur VinFast et RepairWise
• Legal consideration: disclaimer needed (not official VinFast guidance)
• Consideration juridique: avertissement necessaire (pas de conseils officiels VinFast)
• Platform options: GitHub Wiki, Notion, Discord channels
• Options de plateforme: GitHub Wiki, Notion, canaux Discord

DECISION:DECISION: Defer to next meeting. Director to research platform options and present recommendations.Reporter a la prochaine reunion. Le directeur doit rechercher les options de plateforme et presenter des recommandations.

Action Items:

Points d'Action:

• [Director]: Research wiki platforms and present options at next meeting
• [Directeur]: Rechercher les plateformes wiki et presenter les options lors de la prochaine reunion

Next Regular Board Meeting:Prochaine Reunion Reguliere du Conseil: October 17, 2025

Time:Heure: 8:30 AM PST / 11:30 AM EST

Location:Lieu: Discord Voice Channel

Format:Format: Live (with async voting option for urgent items between meetings)En direct (avec option de vote asynchrone pour les elements urgents entre les reunions)

Tentative Agenda Items:

Points Tentatives a l'Ordre du Jour:

• Service Advocacy Committee report
• Rapport du comite de defense des services
• Wiki platform recommendation
• Recommandation de plateforme wiki
• Regional meetup debrief
• Compte rendu de la rencontre regionale
• Q4 budget planning
• Planification budgetaire du Q4
• Board elections timeline (January 2026)
• Calendrier des elections du conseil (janvier 2026)

Minutes prepared by: [Secretary Name]

Proces-verbal prepare par: [Secretary Name]

Date: July 12, 2025

Date: 12 juillet 2025

Approved by Board: [Pending next meeting]

Approuve par le Conseil: [En attente de la prochaine reunion]